تعميما للفائدة ومساهمة في التكوين الذاتي أضع بين أيديكم اخوتي الملحقين جردا للوثائق الرسمية بمؤسسات السلك الاعدادي وهو مأخوذ من مصوغة اعدتها الوزارة موجهة لحراس الخارجية تعود لسنة 2001:
1– السجل العام للتلاميذ
2 – الملف المدرسي
3 – ملف الالتحاق بالسلك الثاني من التعليم الأساسي
4 - الدفتر المدرسي
5 – الملف الصحي
6 – بطاقة التلميذ
7 – البطاقة الشخصية للغياب
8 – ورقة الغياب
9 – ورقة التعريف المدرسية
10 – ورقة التنقيط
11 – الشهادة المدرسية و شهادة المغادرة
12 – دفتر النصوص
13 – بطاقة الرغبات
1 - السجل العام للتلاميذ :
الغلاف : يتضمن إسم المؤسسة ، المدينة ، النيابة و رقم السجل .
الورقة الأولى : تعليمات حول استعمال السجل .
أ – يسجل به كل تلميذ التحق بالمؤسسة و تتوفر لديه الشروط المطلوبة للتسجيل .
ب – يحتفظ التلميذ بنفس رقم التسجيل طيلة دراسته بنفس المؤسسة و يعطى له رقما جديدا في حالة مغادرته للمؤسسة و عودته إليها من جديد .
ج – يعطى للتلميذ رقم من السنة الدراسية الجارية و رقم ترتيبي .
د – عند المغادرة لا يشطب على إسم التلميذ بل يكتفي بإثبات تاريخ المغادرة مع الإشارة إلى أسبابها باختصار . انقطاع ، توجيه ، فصل ، وفاة ، طرد ، و يكون هذا السبب تفصيلا على بطاقة التلميذ .
ه – في نهاية كل سنة دراسية ، يضع المدير خطا فاصلا بعد إسم آخر تلميذ سجل خلال السنة الدراسية ثم يؤرخ و يوقع مع فتح الإمضاء .
و - يعبأ السجل من لدن أحد الحراس العامين تحت مسؤولية المدير الذي يتعهده بالمراقبة إلى أن يسلم له في نهاية السنة الدراسية .
ز – يحتفظ بالسجل بمكتب رئيس المؤسسة بمجرد انتهاء العمل به ، ثم يفتح سجل جديد يحمل الرقم الترتيبي الموالي في ترتيب السجلات .
الشطر الثاني من الورقة الأولى:
أ - يتضمن إسم المؤسسة ، عدد الأوراق ، ترتيبها حسب الصفحات .
ب - الرقم الذي ابتدأ به السجل و التاريخ .
ج - الرقم الذي انتهى به السجل و التاريخ .
د - تاريخ إغلاق السجل .
ه - طابع و توقيع رئيس المؤسسة .
و - تتضمن كل صفحة : رقم التسجيل ، السنة ، إسم التلميذ العائلي و الشخصي ، تاريخ الميلاد و مكانه ، الجنسية ، الإسم الكامل للأب أو الوالي ، مهنته ، المؤسسة التي أتى منها ، القسم الذي التحق به ، تاريخ الالتحاق ، تاريخ المغادرة ، قسم المغادرة و سبب المغادرة .
2 - الملف المدرسي ( الأخضر ):
تقرر ابتداء من السنة الدراسية 83 / 84 تبعا للمذكرة الوزارية رقم : 202 الصادرة بتاريخ 13 محرم 1404 الموافق ل 20 / 10 / 1983 و التي موضوعها الملف المدرسي للسلكين الإعدادي و الثانوي ( مديرية التخطيط ) .
- يتم اقتناؤه من مكتب الأنشطة
- يتعين تعبئته بكامل الدقة و العناية و دون تحوير و إقحام أو تشطيب ؛
- يتعين إلصاق الصورة في الضلع المخصص ، و كتابة الإسم العائلي و الشخصي حسب الحالة المدنية ، و كتابة المعلومات المتعلقة بتشخيص التلميذ تاريخ الازدياد ومكانه، إسم الأب أو الوالي و مهنته ، و إسم الأم و مهنتها ، وعنوان العائلة و رقم الهاتف ( إن توفر) و إثبات تاريخ فتح الملف مذيلا بخاتم و اسم وتوقيع رئيس المؤسسة ، و كتابة اسم المؤسسة في الضلع المخصص لذلك و البلدة التي توجد بها المؤسسة ، وكتابة رقم التسجيل بالمؤسسة ، و إثبات المدة التي قضاها التلميذ بالمؤسسة بالتفصيل ، و إثبات تاريخ التحاق التلميذ بالمؤسسة (اليوم و الشهر و السنة ) و تاريخ مغادرته لها ، و وضع خاتم رئيس المؤسسة في الضلع المخصص لذلك ، و إثبات تاريخ إغلاق الملف مع بيان سبب إغلاقه : انقطاع أو توجيه ؛
- تدوين النتائج الدورية في نهاية السنة الدراسية انطلاقا من الدفتر المدرسي و أوراق التنقيط الدورية .
3 - ملف الالتحاق بالسلك الثاني من التعليم الأساسي :[/u]
يراقب تبعا للمذكرة الوزارية رقم : 104 الصادرة بتاريخ 8 رمضان 1403 الموافق ل : 20 / 6 / 1983 ( مديرية السلك الأول من التعليم الأساسي ) و ذلك للتأكد من السن القانوني المسموح به للالتحاق بالسلك الثاني من التعليم الأساسي كما يعتبر أول وثيقة يفتتح بها الملف المدرسي .
4[u] - الدفتر المدرسي :
* يتم اقتناؤه من مكتب الأنشطة ؛
* يجب أن تسجل به جميع المعلومات الإدارية و التربوية المطلوبة بكل دقة و عناية يتعين بعث نسخة دورية للأولياء ليطلعوا على نتائج أبنائهم .
5 - الملف الصحي :
ابتداء من شتنبر 1991 أعدت وزارة التربية الوطنية " الملف الصحي " الذي يجب أن يصحب التلميذ خلال حياته الدراسية ، تدون فيه جميع المعلومات الصحية الخاصة به، وذلك لتتبع نموه الجسمي و الفكري و مردويته في القسم ، و تتم تعبئته كما يلي :
* الجزء الأول : ( ص 2 ) تعبأ المعلومات المطلوب تسجيلها في هذه الصفحة بالمؤسسات التعليمية .
* الجزء الثاني : ( ص 3 ) تعبأ المعلومات المطلوب تسجيلها في هذه الصفحة من قبل آباء و أولياء التلاميذ .
* الجزء الثالث : ( من ص 4 إلى ص 9 ) خاص بالطبيب ، وتدون فيه نتائج الفحوص و مختلف المعلومات المتعلقة بصحة التلميذ و كذا مدى استعداده لممارسة التربية البدنية .
* الجزء الرابع : ( ص 11 و 12 و مماثلتها ) يتعلق بالأمراض التي قد تصيب التلميذ خلال السنة الدراسية و التي يجب تسجيلها حسب تاريخ حدوثها .
6 - بطاقة التلميذ :
* تتضمن صورة موجزة لمعلومات الملف ، و إعدادها إعدادا حسنا يغني عن الرجوع إلى الملف أثناء إنجاز الأعمال الإدارية ؛
* يحتفظ بها ضمن وثائق المؤسسة و لا ترسل عند انتقال التلميذ إلى مؤسسة أخرى * ترتب ترتيبا هجائيا حسب اللوائح ؛
* ترتب ترتيبا ترقيميا حسب السجل المدرسي للمغادرين ( المذكرة الوزارية رقم 170 الصادرة بتاريخ 1 ذي القعدة 1398 الموافق ل 4 / 10 / 1978 ) مديرية التعليم الثانوي .
7 - البطاقة الشخصية للغياب :
تبعا للمذكرة الوزارية رقم 231 الصادرة عن مديرية التعليم الثانوي بتاريخ 10 محرم 1399 الموافق ل 12 / 12 / 1978 فإن هذه الوثيقة يتعين أن يراعي في استثمارها الضبط حسب التعليمات التالية :
* تسجيل عدد أيام الغياب و أسبابها ؛
* تسجيل عدد التأديب عند الاقتضاء ؛
* يشار إلى غياب ساعة بنقطة و نصف يوم بعلامة زائد في تاريخ الغياب ؛
* لكي تعكس هذه البطاقة مدى مثابرة التلميذ أكثر ينبغي ترتيب هذه البطاقة نفس ترتيب البطاقة الشخصية و اللائحة و الملف .
8 - ورقة الغياب :
( المذكرة الوزارية رقم : 229 الصادرة عن مديرية التعليم الثانوي بتاريخ 10 محرم 1399 الموافق ل 12 / 12 / 1978 :
* تستعمل ورقة لكل قسم و لنصف يوم ؛
* تقدم في أول الحصة للأستاذ من طر ف التلميذ المسؤول ليسجل عليها الغياب و يوقعها ؛
* لا يقبل الأستاذ بالقسم كل تلميذ تغيب في حصة سابقة و لم يدل بإذن الدخول كما لا يقبل أسماء التلاميذ المسجلين في أسفل الورقة ( المتغيبون في نصف يوم سابق أو أكثر) ؛
* مكتب الغياب : يتأكد من أن التلاميذ المتغيبين لم يستأنفوا الدراسة إلا بإذن ؛
* تسجيل الغياب بالورقة الشخصية للغياب ؛
* تسجيل الغياب بالدفتر المدرسي عند كل دورة و قبل انعقاد مجالس الأقسام أوالتوجيه ؛
* يسجل الغياب بالأوراق الشخصية للغياب و لكل التلاميذ بمجرد الانتهاء من إعداد التقرير اليومي للغياب .
9 - ورقة التعريف المدرسية :
تهدف هذه الوثيقة تبعا للمذكرة الوزارية رقم : 230 الصادرة بتاريخ : 10 محرم 1399 الموافق ل : 12/12/1978 من مديرية التعليم الثانوي إلى :
* مساعدة التلميذ للتعريف بها عن هويته ؛
* تمكينه من معرفة رقمه التسجيلي ، و استعمال الزمن الخاص بدراسته ؛
* وجوب حملها كل يوم دراسي ؛
* التسهيل على رجال الإدارة و الأساتذة مراقبة التلميذ و يمكن للولي معرفة استعمال زمنه ؛
* وجوب تنبيه التلميذ للمحافظة عليها لكونها صالحة لمدة سنة دراسية؛
* وجوب ملإ بطاقة أخرى في حالة ضياعها.
10 - ورقة التنقيط :
( المذكرة الوزارية رقم 168 الصادرة من مديرية التعليم الثانوي بتاريخ : 1 ذي القعدة 1398 الموافق ل 4/10/1978 ) :
* مراقبة فروض التلاميذ الكتابية و الشفهية ؛
* إبراز عدد الفروض ؛
* إعطاء صورة عن مستوى القسم ؛
* يعتمد عليها السيد المفتش في تقويم التمارين المنجزة من حيث الكم و الكيف ؛
* تعتمد عليها إدارة المؤسسة في إطلاع الآباء على نتائج أبنائهم إذا ما رغبوا في ذلك قبل توصلهم بالنتائج المدرسية ؛
* تسجل نقط الفروض على ورقة التنقيط باعتبارها فرضا كتابيا بعد إطلاع التلميذ عليها ؛
* يجب أن يتيقن الأستاذ من صحة النقط المثبتة قبل أن يوقعها ؛
* يسهر السيد الحارس العام بنفسه على مراقبتها و تجديدها آخر كل شهر ؛
* يتعرف على نتائج التلاميذ ، فيحث المتعثرين منهم على تحسين نتائجهم بالوسائل التربوية التي يراها مناسبة .
استثمارها :
* تستثمر من طرف السيد الحارس العام ؛
* تعتبر كشفا بيانيا عن سير عملية التنقيط ؛
* ترتب أوراق التنقيط ترتيبا زمنيا داخل ملفات خاصة حسب الأقسام الموجودة بالمؤسسة .
11 - الشهادة المدرسية و شهادة المغادرة :
( المذكرة الوزارية رقم 168 الصادرة من مديرية التعليم الثانوي بتاريخ : 1 ذي القعدة 1398 الموافق ل 4/10/1978 ) :
الشهادة المدرسية :
ش 1 تسلم لمن تابع أو يتابع دراسته و لا تقبل للتسجيل بمؤسسة أخرى .
شهادة المغادرة :
ش 2 تسلم لمن يغادر المؤسسة و تعتمد وحدها للتسجيل بمؤسسة أخرى
* يتعين التنصيص على كل ما يتعلق بسير الدراسة ؛
* تسلم بحضور الأب أو الوالي بالاعتماد على طلب مكتوب من طرفه ؛
* قبل تسليم هذه الشهادة يحذف صاحبها من لوائح المؤسسة نهائيا ؛
* توقع الشهادة المدرسية من طرف رئيس المؤسسة أو الحارس العام للقسم الخارجي بالنسبة لمن يتابعون الدراسة؛
* توقع الشهادة المدرسية للمفصولين و شهادة المغادرة من طرف رئيس المؤسسة أو من ينوب عنه قانونيا أثناء غيابه ؛
* يتعين كتابة الإسم كاملا للموقع مع بيان صفته بجانب خاتم المؤسسة ؛
* كل تحريف أو خطأ عند وضع الشهادة المدرسية فإن الموقع هو الذي يتحمل مسؤوليته الكاملة ، و من تم فإن عليه ألا يمضيها إلا بعد الرجوع إلى ملف المعني بالأمر ليتأكد من صحة المعلومات المثبتة فيها .
12 - دفتر النصوص :
* ينعكس عليه ما يقوم به الأستاذ و تلاميذه ، لذا يجب أن يعبا بكل عناية و دقة و ضبط و نظافة .
* يتمكن المشرفون على المؤسسة والمفتشون على مدى ما ألقى الأستاذ من دروس في قسم ما وما أنجزه من تمارين وواجبات ....
* يتمكن التلاميذ الذين تغيبوا لسبب ما من معرفة الدروس و التمارين المطلوب إنجازها ، و ما هو تاريخ استظهار درس أو القيام بتمرين أو واجب أو إجراء فرض ...
* التلميذ المكلف بدفتر النصوص و الوثائق الأخرى يتعين أن يكون : داخليا في المؤسسة إذا كانت المؤسسة تتوفر على داخلية – مواظبا رزينا ، معتنيا بدروسه ، أن يكون ذا خط واضح ، وعند غيابه ينوب عنه تلميذ تتوفر فيه نفس الشروط .
- لا ينبغي بحال من الأحوال أن يخرج من المؤسسة :
* يوضع من طرف التلميذ المكلف في مكتب الموظف المسؤول على الوثائق المدرسية ، و هكذا يتسنى للمدير أو الحارس العام الاطلاع عليه و إمضاؤه مرة كل دورة على الأقل ؛
* يسجل في دفتر النصوص : أعطي يوم ، ينجز يوم ، صحح يوم – الدرس أو التمرين ، التوقيع ؛
* تسجل عناوين الدروس و أرقام التمارين و صفحاتها إن كانت من كتاب مدرسي متداول بين التلاميذ ، و تكتب الدروس كاملة أو التمارين إذا كانت من إعداد الأستاذ أو من مرجع غير متداول بين التلاميذ ؛
* إشعار التلاميذ بأن هذا الدفتر موضوع لفائدتهم و إن من حقهم الرجوع إليه متى أرادوا ذلك و لا سيما بعد غيابهم .
13- بطاقة الرغبات :
* تستعمل هذه الوثيقة ليعبر التلميذ و أولياؤه بواسطتها عن الشعبة المراد التوجه إليها. إذ تعتبر رغبة التلميذ الدعامة الثالثة بعد النتائج المدرسية و المؤهلات الفكرية التي يعتمد عليها في التوجيه .
* تستثمر هذه الوثيقة استثمارا حسنا بعد حملة إعلام ناجحة .
* يتعرف بواسطتها على اللغة الأجنبية الثانية التي يرغب التلميذ في دراستها عند توجهه إلى السنة الأولى ثانوي.
